HubSpot Implementierung bei ARRtist

Kunde & Status Quo

ARRtist ist eine DER Netzwerk-Plattformen für die SaaS-Industrie in Europa.

Sowohl exklusive Events für Gründer & Gründerinnen, CXOs und institutionelle Investoren von Saas-Unternehmen als auch das Festival für Seller von technischen Produkten - der ARRtist Circus stammen aus der Feder des Berliner Unternehmens.

Status Quo:

ARRtist stand vor der Aufgabe, HubSpot als mächtiges, aber durchaus komplexes Tool in ihre Abläufe zu integrieren. Der Fokus lag darauf, die unterschiedlichen Zielgruppen sauber zu segmentieren und gezielt anzusprechen. Ziel war es, die Prozesse so aufzusetzen, dass die richtigen Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt bei den passenden Personen landen – und dabei alles so effizient wie möglich zu gestalten.

Den Kunden zu Wort kommen lassen

Co-Founder & Managing Partner

Jannis Bandorski

Du hast auf zwei Ebenen echten Mehrwert geschaffen: Einerseits bei den großen Themen, wie Workflows für Mailing-Kampagnen aufsetzen oder der Migration der bestehenden Kundendatenbank. Andererseits warst du auch immer ansprechbar für kleinere Fragen, wie Statusänderungen oder schnelle Lösungen bei Workflow-Problemen. Beides war unglaublich hilfreich.

Zielgruppenansprache: Die unterschiedlichen Zielgruppen (Gründer:innen, CXOs, Investoren, Sales Professionals) wurden nicht effektiv segmentiert, was die gezielte Ansprache und Relevanz von Kampagnen beeinträchtigte.
Event-Management: Es fehlten Workflows und automatisierte Prozesse, um Zielgruppen personalisiert zu Veranstaltungen einzuladen.
Frustration: Es herrschte Unsicherheit und Frustration über den hohen initialen Aufwand und die Komplexität der HubSpot-Implementierung.

Struktur und Prozesse: Klare Workflows wurden entwickelt, z. B. für Event-Einladungen, um Zielgruppen relevanter anzusprechen.
Datenmanagement: Aufbau einer klaren Datenstruktur sowie Tools wie ein Custom Tracker, der Interessen anhand von Event-Teilnahmen nachverfolgt.
Automatisierung: Erste Automatisierungen, wie die Integration von Eventbrite in HubSpot, entlasten operative Abläufe und erhöhen die Effizienz.
Zielgruppensegmentierung: Verbesserte Segmentierung ermöglicht es, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die passenden Personen zu senden.

Überblick

Hier siehst du auf einen Blick, wie wir vorgegangen sind, welche Herausforderungen auf dem Weg aufkamen und wo wir letztendlich Mehrwerte generieren konnten.

Herangehensweise

Durch kurze Feedbackschleifen (2-3 kurze Calls zur Absprache pro Woche statt bspw. einer großen Besprechung alle zwei Wochen) konnten wir Aufgabenblöcke schnell vorantreiben und so innerhalb von 6 Wochen bereits große Fortschritte verzeichnen.

Außerdem wurde im Projekt Agilität besonders groß geschrieben, da links und rechts immer wieder Themen aufkamen, die in den Projektplan integriert werden mussten.

Herausforderungen

HubSpot kann durchaus komplex sein, was dazu führt, dass Personen, die noch nie mit dem System gearbeitet haben sich zunächst schwer tun und verständlicherweise die neuen Strukturen & Prozesse als etwas befremdlich einstufen.

Hier konnten wir durch Trainings, Dokumentation und kurze Kommunikationswege die Basis für ein langfristiges Enablement setzen.

Mehrwert

ARRtist ist durch das initiale Set-Up der Datenstruktur und einiger Marketing Automation Workflows auf einem super Weg ihre verschiedenen Zielgruppen individuell anzusprechen.

Besonders spannend ist, dass sie innerhalb dieser Zielgruppen spezielle Segmente erstellen können, um so noch fokussierter agieren zu können.

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